Wir nehmen unsere Pflichten als Datenverarbeiter sehr ernst. Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend den gesetzlichen Datenschutzvorschriften (DSGVO und BDSG-neu) sowie diesen Datenschutzhinweisen.
Die nachfolgenden Datenschutzhinweise geben einen schnellen Überblick darüber, was mit Ihren personenbezogenen Daten passiert, wenn Sie unsere Website besuchen und welche Rechte Sie uns gegenüber haben.
Wir weisen hier darauf hin, dass die Datenübertragung im Internet (z. B. bei der Kommunikation per E-Mail) Sicherheitslücken aufweisen kann. Ein lückenloser Schutz der Daten vor dem Zugriff durch Dritte ist ohne hohen Zeit- und Kostenaufwand nicht möglich.
(1) Begriffsbestimmungen
(2) Erklärung zur ASCONDA Holding GmbH
(3) Kontaktdaten des für die Verarbeitung Verantwortlichen
(4) Kontakt zu unserem Datenschutzbeauftragten
(5) Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung von personenbezogenen Daten
(6) Cookies
(7) Speicherung der personenbezogenen Daten
(8) Löschung personenbezogener Daten
(9) Rechte der Betroffenen
(1) Begriffsbestimmungen
Die hier in unseren Datenschutzhinweisen verwendeten Begrifflichkeiten, wurden durch den Europäischen Richtlinien- und Verordnungsgeber beim Erlass der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) so verwendet. Um unsere Datenschutzhinweise so einfach wie möglich lesbar und verständlich zu machen, halten wir uns an diese Begrifflichkeiten. Nachfolgend werden die Begrifflichkeiten aufgeführt und kurz erklärt. Eine Vollständigkeit aller von uns verwendeten Begriffe können wir nicht garantieren, da wir den Inhalt der Datenschutzhinweise immer wieder den gesetzlichen Bestimmungen anpassen werden.a) personenbezogene Daten
Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (im Folgenden „betroffene Person“) beziehen. Als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind, identifiziert werden kann.b) betroffene Person
Eine betroffene Person ist jede identifizierte oder identifizierbare natürliche Person, deren personenbezogene Daten, von dem für die Verarbeitung Verantwortlichen verarbeitet werden.c) Verarbeitung
Verarbeitung ist jeder mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführte Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten wie das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung.d) Profiling
Ein Profiling ist jede Art der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten, die darin besteht, dass diese personenbezogenen Daten verwendet werden, um bestimmte persönliche Aspekte, die sich auf eine natürliche Person beziehen, zu bewerten, insbesondere, um Aspekte bezüglich Arbeitsleistung, wirtschaftlicher Lage, Gesundheit, persönlicher Vorlieben, Interessen, Zuverlässigkeit, Verhalten, Aufenthaltsort oder Ortswechsel dieser natürlichen Person zu analysieren oder vorherzusagen.e) Pseudonymisierung
Pseudonymisierung ist die Verarbeitung personenbezogener Daten in einer Weise, auf welche die personenbezogenen Daten ohne Hinzuziehung zusätzlicher Informationen nicht mehr einer spezifischen betroffenen Person zugeordnet werden können, sofern diese zusätzlichen Informationen gesondert aufbewahrt werden und technischen und organisatorischen Maßnahmen unterliegen, die gewährleisten, dass die personenbezogenen Daten nicht einer identifizierten oder identifizierbaren natürlichen Person zugewiesen werden.f) Verantwortlicher oder für die Verarbeitung Verantwortlicher
Ein Verantwortlicher oder ein für die Verarbeitung Verantwortlicher ist die natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet. Sind die Zwecke und Mittel dieser Verarbeitung durch das Unionsrecht oder das Recht der Mitgliedstaaten vorgegeben, so kann der Verantwortliche beziehungsweise können die bestimmten Kriterien seiner Benennung nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten vorgesehen werden.g) Auftragsverarbeiter
Auftragsverarbeiter ist eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die personenbezogene Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet.h) Empfänger
Empfänger ist eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, der personenbezogene Daten offengelegt werden, unabhängig davon, ob es sich bei ihr um einen Dritten handelt oder nicht. Behörden, die im Rahmen eines bestimmten Untersuchungsauftrags nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten möglicherweise personenbezogene Daten erhalten, gelten jedoch nicht als Empfänger.i) Einwilligung
Einwilligung ist jede von der betroffenen Person freiwillig für den bestimmten Fall in informierter Weise und unmissverständlich abgegebene Willensbekundung in Form einer Erklärung oder einer sonstigen eindeutigen bestätigenden Handlung, mit der die betroffene Person zu verstehen gibt, dass sie mit der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten einverstanden ist.(2) Erklärung zur ASCONDA Holding GmbH
Innerhalb der ASCONDA Gruppe nimmt die ASCONDA Holding GmbH zentrale Funktionen wahr, die die Verarbeitung personenbezogener Daten erfordern und dabei auch ggf. für andere Gesellschaften der ASCONDA Gruppe erfolgen. Solch zentrale Funktionen können bspw. sein:- Kommunikation (innerhalb der ASCONDA Gruppe)
- Personalabteilung
- Zentrale Verwaltung
- Rechtsabteilung, Compliance, Konzernrevision, Datenschutz
- Zentraler Einkauf und Beschaffung
- IT-Dienstleistungen
- Shared-Desks
- Zentrale Datenbanken, wie z. B. CRM- oder Supplier-Managementsysteme
- Zentrale Archivierungs- und Dokumentenmanagementsysteme
- Zentrale Kommunikationssysteme
(5) Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung von personenbezogenen Daten
Die ASCONDA Gruppe verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich zu bestimmten Zwecken. Durch die unterschiedlichen Geschäftsbereiche der ASCONDA Gruppe, kommt es zu verschiedenen Verarbeitungssituationen, die wir Ihnen hier entsprechend darstellen.
Im Allgemeinen verarbeitet die ASCONDA Gruppe Ihre personenbezogenen Daten zu folgenden Zwecken:
Kommunikation mit Kunden/Interessierten
Sofern Sie uns online kontaktieren, verarbeiten wir Ihre im jeweiligen Kontaktformular angegebenen personenbezogenen Daten, um Ihre Anfrage zu bearbeiten oder mit Ihnen anderweitig zu kommunizieren. Hierbei leiten wir Ihre Anfrage ggf. intern an die für Sie zuständige Gesellschaft und Kollegen weiter. Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO, da Sie vor Versenden erst der Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten zugestimmt haben müssen.
Zusammenarbeit mit unseren Geschäftspartnern
Außerhalb von Kunden-, Dienstleistungs- und Lieferantenbeziehungen arbeiten wir auch mit Unternehmen an Projekten zusammen, die für unsere unternehmerischen Ziele relevant sind. Hierbei verarbeiten wir insbesondere Kontaktdaten unserer Partner, Lieferanten und Daten mit Bezug auf die jeweilige Zusammenarbeit für Zwecke der Projektdurchführung und des Netzwerkens. Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO.
Vertragserfüllung für unsere Kunden
Sofern Sie oder das Unternehmen, für das Sie tätig sind, einen Vertrag mit der ASCONDA Gruppe geschlossen haben, verarbeiten wir personenbezogene Daten, sofern und soweit diese für die Erfüllung des geschlossenen Vertrags erforderlich sind. Die Datenverarbeitung umfasst dabei Stamm- und Kontaktdaten sowie vertragsrelevante Daten, die auch personenbezogene Daten enthalten können, unserer Kunden, Vertriebspartner, Dienstleister, Lieferanten, Verkäufer und sonstiger Geschäftspartner. Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO.
Unsere Website
Die ASCONDA Gruppe unterhält und betreibt Webseiten, auf denen wir Informationen für Interessenten, Kunden und sonstige Geschäftspartner bereitstellen. In diesem Rahmen verarbeitet die ASCONDA Gruppe personenbezogene Daten, die aus technischen Gründen für die Darstellung der Webseite erforderlich sind (z. B. IP-Adresse und unbedingt erforderliche Cookies). Daneben werden auch vereinzelt Cookies eingesetzt, die der Reichweitenmessung der Webseite dienen. Über den konkreten Einsatz solcher Dienste und über die weitere Verarbeitung personenbezogener Daten finden Sie in der Datenschutzerklärung der jeweiligen Webseite weiterführende Informationen.
Veranstaltungen (z. B. Workshops)
Die ASCONDA Gruppe führt regelmäßig unterschiedliche Veranstaltungen durch, bei denen wir die Kontaktdaten der teilnehmenden Gäste speichern, um die Veranstaltung durchzuführen. Je nach Veranstaltung kann dies auch für das Catering relevante Angaben, z. B. Nahrungsmittelunverträglichkeiten oder Allergien, umfassen. Falls auf der Veranstaltung Fotografien, Videoaufnahmen oder sonstige Aufzeichnungen vorgenommen werden, informieren wir unsere teilnehmenden Gäste hierüber gesondert, insbesondere dann, wenn eine Veröffentlichung der Aufnahmen und Aufzeichnungen geplant ist, und holen ggf. erforderliche Einwilligungen ein. Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO.
Marketingaktivitäten
Sofern wir Ihre Einwilligung haben, lassen wir Ihnen Informationen zu Produkten und Dienstleistungen aus der ASCONDA Gruppe zukommen, einschließlich Informationen zu Veranstaltungen. Hierfür verarbeiten wir Ihre in den jeweiligen Registrierungsformularen angegebenen Kontaktdaten für den Zweck der Durchführung der jeweiligen Marketingaktivität, z. B. Versendung des Newsletters. Die genauen Informationen zum Kommunikationskanal, den Verarbeitungszwecken und den verarbeiteten personenbezogenen Daten finden Sie in der jeweiligen Einwilligungserklärung und der dazugehörigen Datenschutzerklärung.
Sofern und soweit Sie uns Feedback zukommen lassen, verarbeiten wir Ihre Angaben, um die Qualität unserer Produkte und Services zu verbessern. Hierbei kann es sein, dass wir Kontakt mit Ihnen aufnehmen, um ggf. sich ergebende Folgefragen zu besprechen.
Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist Ihre Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO.
Aufrechterhalten und Schutz der Sicherheit unserer Betriebsstätte(n) und Dienstleistungen
Für den Zweck, Sicherheitsrisiken, betrügerisches Vorgehen oder andere kriminelle oder mit Schädigungsabsicht vorgenommenen Handlungen zu verhindern und aufzudecken, verarbeiten wir Stamm- und Kontaktdaten, um betroffene Personen bspw. im Rahmen der Zugangsgewährung auf Kundenportale zu identifizieren. Die Datenverarbeitung schließt auch die Einhaltung und Erfüllung von Fürsorge- und Sorgfaltspflichten ein, die die ASCONDA Gruppe hat. In solchen Fällen verarbeiten wir bspw. Ihre Kontaktdaten, um Sie über wichtige Änderungen von Produktformulierungen oder -zulassungen zu informieren.
Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. c) und f) DSGVO.
Einhalten von rechtlich notwendigen Anforderungen
Sofern und soweit dies gesetzliche Bestimmungen erfordern, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, um diese zu erfüllen. Dies können z. B. steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungspflichten oder Vorschriften zur Verhinderung der Wirtschaftskriminalität wie etwa Geldwäschegesetze sein.
Sofern und soweit es nötig ist, arbeiten wir auch mit Behördenvertretern zusammen, um rechtlich relevante Themen mit diesen abzustimmen. In diesem Zusammenhang verarbeiten wir die Kontaktdaten und Daten mit Bezug auf die jeweilige Zusammenarbeit für den Zweck der rechtlichen Abstimmung.
Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. c) und f) DSGVO.
Datenverarbeitung im Rahmen von rechtlichen Angelegenheiten
Im Rahmen von Rechtsstreitigkeiten kann es vorkommen, dass wir in deren Rahmenpersonenbezogenen Daten verarbeiten. Wir verarbeiten personenbezogenen Daten deshalb auch, sofern und soweit dies dem Beilegen von Rechtsstreitigkeiten, Durchsetzen bestehender Verträge und zur Geltendmachung, Ausübung und Verteidigung von Rechtsansprüchen dient.
Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO.
(6) Cookies
Cookies sind kleine Text-Dateien. Normalerweise werden diese von den Webseiten, die Sie besuchen, auf Ihren Rechner beziehungsweise auf Ihr mobiles Endgerät heruntergeladen. Dadurch kann die Webseite Ihr Gerät erkennen, wenn Sie sich durch die Seite klicken (eventuell sogar, wenn Sie zu einem späteren Zeitpunkt zurückkehren), um Ihnen die Nutzung der Seiten zu erleichtern und sie individueller zu gestalten. Folgende Begriffe können Ihnen helfen, Cookies zu verstehen und zu steuern:- Erstanbieter-Cookies Cookies, die von der Webseite betreibenden Organisation auf Ihr Gerät installiert werden, nennt man „Erstanbieter-Cookies“.
- Drittanbieter-Cookies Cookies, die über die von Ihnen besuchte Webseite auf Ihr Gerät installiert werden, nennt man „Drittanbieter-Cookies“. Das ist z. B. ein Cookie, das von einem Unternehmen für Webseiten-Analysen installiert wurde, um dem Webseiten-Betreiber Angaben über die Anzahl der Besucher auf seiner Internetseite zu liefern.
- permanente Cookies Sogenannte „permanente Cookies“ verbleiben auf Ihrem Gerät, selbst wenn Sie Ihren Internetbrowser schließen. Sie werden jedes Mal aktiviert, wenn Sie die Webseite besuchen, die diesen Cookie erzeugt hat. Wenn z. B. eine Webseite ein „permanentes Cookie“ benutzt, um sich Ihre Anmeldedaten zu merken, müssen Sie diese nicht jedes Mal eingeben, wenn Sie die Internetseite besuchen.
- Sitzungs-Cookies (Session Cookies) „Sitzungs-Cookies“ hingegen werden nicht dauerhaft gespeichert und normalerweise dazu genutzt, eine Webseite zu bedienen, indem z. B. einem Nutzer gestattet wird, von einer Seite zur nächsten zu wechseln, ohne sich neu anmelden zu müssen. Sitzungs-Cookies enthalten nur Angaben über ihre Herkunft und voreingestellte Speicherfristen. Sobald die Speicherfrist abgelaufen ist, werden die Cookies automatisch gelöscht.
Folgende Cookies werden bei uns verwendet:
- „Sitzungs-Cookies“, um zu erkennen, dass Sie einzelne Seiten unserer Website bereits besucht haben. Sie werden nach Verlassen der Website automatisch gelöscht.
- Weiterhin verwenden wir „Sitzungs-Cookies“ mit längerer Speicherfrist, zur Optimierung der Benutzerfreundlichkeit. Diese Cookies dienen dazu, zu erkennen, ob Sie unsere Seite erneut besuchen, um getätigte Eingaben nicht noch einmal erneut eingeben zu müssen.
(7) Speicherung der personenbezogenen Daten
Die ASCONDA Gruppe setzt technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein, um Ihre personenbezogenen Daten vor zufälliger oder vorsätzlicher Manipulation, Verlust, Zerstörung oder einem Zugriff unberechtigter Personen zu schützen. Unsere Sicherungsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend überarbeitet.
(8) Löschung personenbezogener Daten
Die bei der ASCONDA Gruppe gespeicherten personenbezogene Daten werden gelöscht, wenn sie für die ursprüngliche Zweckbestimmung nicht mehr erforderlich sind und der Löschung keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten/-fristen entgegenstehen.
Nach den derzeitigen gesetzlichen Vorgaben erfolgt die Aufbewahrung für 6 Jahre gemäß § 257 Abs. 1 HGB (Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Handelsbriefe, Buchungsbelege etc.) sowie für 10 Jahre gemäß § 147 Abs. 1 AO (Bücher, Aufzeichnungen, Lageberichte, Buchungsbelege, Handels- und Geschäftsbriefe, Für Besteuerung relevante Unterlagen etc.).
(9) Rechte der Betroffenen
Recht auf Auskunft
Sie haben das Recht, Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO).
Recht auf Berichtigung
Sie haben das Recht auf unverzügliche Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten (Art. 16 DSGVO).
Recht auf Löschung
Sie haben das Recht auf Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist (Art. 17 DSGVO).
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
Sie haben das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen und wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder Sie gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben (Art. 18 DSGVO).
Recht auf Datenübertragbarkeit
Sie haben das Recht, dass Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen (Art. 20 DSGVO).
Recht auf Widerruf
Ihre einmal erteilte Einwilligung jederzeit gegenüber uns zu widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen (Art. 21 DSGVO).
Wenn Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO verarbeitet werden, haben Sie das Recht, gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen. Der Widerspruch kann insbesondere gegen die Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung erfolgen.
Recht auf Beschwerde
Sie haben das Recht sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes wenden.
Die Ausübung dieser Rechte ist für Sie kostenfrei. Sie müssen jedoch Ihre Identität mit zwei Faktoren nachweisen. Wir werden mit angemessenen Anstrengungen in Übereinstimmung mit unseren gesetzlichen Pflichten, Ihren eingeforderten Rechten nachkommen.
Um von dem Widerrufs- oder Widerspruchsrecht Gebrauch machen, genügt eine E-Mail an info (ed) asconda.de oder ein schriftlicher Antrag an unsere Postadresse.